Privacy Policy

1. Jouw privacy is belangrijk
Jouw privacy is belangrijk voor ons. We willen jouw persoonsgegevens op een integere, wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. In ons privacy beleid leggen we je uit hoe de verwerking gebeurt en om welke persoonsgegevens het gaat. Het begrip verwerking omvat o.a. verzamelen, bewaren, ordenen, wijzigen, raadplegen, gebruiken, verspreiden, combineren, archiveren of uiteindelijk vernietigen.

Deze privacyverklaring is van toepassing op onze (toekomstige) klanten, onze leveranciers; de sollicitanten of een betrokkene bij een organisatie die met ons in contact staat.

1.1.  Vooraf
We raden je aan om dit document goed te lezen zodat je weet waarom en waarvoor we jouw persoonsgegevens verwerken. Daarbij vind je jouw rechten en hoe je deze kan uitoefenen. We leggen je ook uit welke persoonsgegevens we verwerken wanneer je:

  • onze diensten gebruikt
  • onze offertes ontvangt
  • vragen stelt via onze website
  • ons bedrijf, beurzen en events bezoekt
  • afgifte van jouw businesskaartje

We kunnen ons privacy beleid aanpassen. De meest recente versie is terug te vinden op onze website https://www.toecan.com. We raden je aan om geregeld dit document te raadplegen om op de hoogte te blijven van mogelijke wijzigingen.

Wens je meer informatie over de privacywetgeving in België dan kan je terecht op de website www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

1.2 Wie verwerkt jullie gegevens? Wie zijn we?
Toecan BV is actief in België waarvan de maatschappelijke zetel gelegen is in 8200 Brugge Gistelste Steenweg 302/0001 met BTW-nummer BE 0695.505.935. Zij is de verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Wanneer we in dit beleid “Wij”, “Onze” vermelden, verwijzen we duidelijk naar Toecan BV.

1.3. Hoe kan je ons bereiken?
Als je vragen hebt over jouw privacy of je wil jouw privacy-instellingen aanpassen of je recht uitoefenen dan kan je ons bereiken op het bovenstaand adres of via e-mail op hello@toecan.com

Toecan heeft een Data Protection Officer (DPO) aangesteld. Onze DPO kan je altijd op de bovenstaande coördinaten bereiken

1.4. De leidende toezichthoudende autoriteit van Toecan
Voor Toecan is de Belgische toezichthoudende autoriteit de leidende autoriteit: Gegevensbeschermingautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel – +32 2 274 48 00/ Contact@apd-gba.be

2. Jouw recht op privacy
De uitvoering van jouw rechten in onze systemen en procedures gebeurt uiterlijk 30 dagen nadat wij jouw aanvraag hebben ontvangen. Mocht om één of andere reden deze termijn niet kunnen gehaald worden dan informeren wij je voor het verstrijken van de oorspronkelijke periode.

2.1 Je mag jouw persoonsgegevens inzien
Je hebt het recht om inzage te krijgen in jouw persoonsgegevens die wij verwerken, de doelstelling van de verwerking, waar we de gegevens vandaan hebben gehaald en wie de gegevens ontvangt.Je kan in dit geval ook vernemen hoe lang we de gegevens bewaren, of de gegevens worden gebruikt om aan automatische besluitvorming te doen en of we van plan zijn om de gegevens naar een land buiten de Europese Unie te versturen.De gevraagde informatie bezorgen we je schriftelijk of elektronisch binnen een redelijke termijn.

2.2. Je kan je gegevens laten verbeteren/vervolledigen
Het kan gebeuren dat de gegevens die wij van jou verwerken niet (meer) correct zijn. Je kunt altijd vragen om de onjuiste gegevens te laten verbeteren of aan te vullen met de ontbrekende gegevens.

2.3 Recht op het wissen
Als je denkt dat we de persoonsgegevens onrechtmatig verwerken dan kun je vragen om deze persoonsgegevens te laten wissen.

Wanneer dit gerechtvaardigd is kan Toecan dit verzoek tot het wissen van je persoonsgegevens weigeren. Voorbeelden zijn het uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering of omwille van een wettelijke plicht tot het bijhouden van bepaalde gegevens.

2.4. Recht op het beperken van persoonsgegevens
Je kan ons vragen om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken wanneer je vermoedt dat de gegevens onjuist zijn of de verwerking onrechtmatig is. Dit verzet zullen we inwilligen tenzij er dwingende redenen zijn om dit niet te doen bijvoorbeeld ter voorkoming van fraude, wanbetalingen.

2.5. Recht om bezwaar in te dienen
Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens, met inbegrip van profilering. De verwerking wordt dan gestopt, tenzij het verwerken nodig is voor de eerbiediging van de sociale en fiscale wetgeving, om de belangen van een derde te behartigen of met het oog op de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

2.6. Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Je kan ons vragen om de persoonsgegevens die u aan ons gegeven hebt aan een derde partij over te dragen.

2.7. Recht om klacht in te dienen
Ga je niet akkoord met ons standpunt dan kan je je richten tot de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. Je kan daar ook een klacht neerleggen. De contactgegevens vind je in punt 1.4.

2.8. Identificatie van de aanvrager
Je kan de uitvoering van jouw rechten op de verwerking van je persoonsgegevens uitoefenen mits een schriftelijk aanvraag op het adres Gistelste Steenweg 302/0001 8200 Brugge of via e-mail op het e-mailadres hello@toecan.com.

Wees altijd zo specifiek mogelijk. Zo kunnen we de aanvraag correct behandelen.

Om te vermijden dat iemand anders jouw rechten uitoefent, willen we jouw identiteit zo goed mogelijk controleren. Vandaar dat de aanvraag altijd dient vergezeld te zijn van een document dat bewijst dat de identiteit van de aanvrager overeenstemt met jouw identiteit. Dit kan door een kopie van jouw identiteitskaart bij de aanvraag te voegen. Maak dan wel even jouw pasfoto en identiteitskaartnummer (e.d.) zwart, ter bescherming van je privacy.

Wanneer we van oordeel zijn dat het afgeleverde document onvoldoende bewijs levert, informeren wij je. We behouden ons het recht om niet in te gaan op de aanvraag tot er een voldoend bewijs afgeleverd wordt.

3. Waarom willen we jouw persoonsgegevens verwerken?

3.1. Toecan moet wettelijke verplichtingen naleven
Wij zijn in sommige gevallen wettelijk verplicht om jouw persoonsgegevens te verwerken. Hierbij sommen we de belangrijkste op:

  • fiscaal recht
  • handelsrecht
  • de mogelijkheid bestaat dat wij genoodzaakt zijn om persoonsgegevens te verstrekken aan autoriteiten of andere derden. Bijvoorbeeld als dit noodzakelijk is in verband met een wettelijke verplichting of voor de uitvoering van een taak van openbaar belang.
  • de GDPR bij de behandeling van een aanvraag voor de uitvoering van jouw rechten.

3.2. Toecan moet zijn contract met je kunnen uitvoeren
Als klant bij ons doe je een beroep op onze diensten. Om je een correcte uitvoering van onze overeenkomst te waarborgen moeten wij deze contracten administratief, boekhoudkundig en operationeel verwerken en beheren.

Dit geldt eveneens als je onze leverancier bent. Ook dan dienen we het contract te respecteren en moeten wij de leveranciers contracten administratief, boekhoudkundig en operationeel verwerken en beheren.

Bij jouw bezoek aan onze website maken we een overeenkomst dat wij je altijd een goed functionerende website aanbieden. Hiervoor plaatsen wij de zogenaamde functionele cookies.

3.3. Toecan heeft een gerechtvaardigd belang.
Toecan is ontstaan uit D’Hondt Insurance, een B2B verzekeringsmakelaar en IMOB, het Instituut voor Mobiliteit van de UHasselt. Deze bedrijven zijn aan elkaar verbonden en wisselen in het kader van relatie persoonsgegevens uit. Deze verwerking valt onder ons gerechtvaardigd belang om te ondernemen.

3.4. Toecan vraagt jouw toestemming
Bij inschrijving op onze nieuwsbrief geef je impliciete toestemming om informatie over onze diensten te ontvangen. Elke nieuwsbrief bevat altijd een mogelijkheid om uit te schrijven.

Wanneer je voor de eerste keer onze website bezoekt vragen wij via onze cookiebanner jouw toestemming voor het plaatsen van onze statistische, marketing en sociale media cookies. Meer informatie over ons cookiebeleid vind je hier

Je kan jouw toestemming altijd intrekken. Onze contactgegevens vind je in puntje 2.8

4. Welke persoonsgegevens verwerken we van jou en voor welke doeleinden?

4.1. Van onze zakelijke relaties
Toecan verwerkt de persoonsgegevens van betrokkenen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee zaken worden gedaan. Doel voor deze verwerking is het verstrekken van informatie over de producten en diensten en om de zakelijke relaties te onderhouden.

Om jou te contacteren en te identificeren, voor ons klanten- en leveranciersbeheer verwerken we de volgende gegevens: naam, voornaam, adres, telefoon- en/of gsm-nummer, taal, e-mailadres, IP-adres, cookies, betalingsoverzichten

4.2.      Van onze PROSPECTEN
Onze potentiële nieuwe klanten hebben interesse in onze diensten. Om met hen te communiceren verwerken we volgende persoonsgegevens: naam, voornaam, adres, telefoon en/of gsm-nummer, e-mailadres IP-adres, cookies.

4.3. Van onze sollicitanten
Dit punt is van toepassing op de verzameling en verwerking van jouw persoonsgegevens wanneer je solliciteert voor een functie bij Toecan.

Wij verwerken alleen relevante persoonsgegevens die nodig zijn om jouw sollicitatie te beoordelen en met je te communiceren: jouw naam, persoonlijke contactgegevens (bv. adres, telefoonnummer en e-mailadres), geboortedatum, geboorteplaats, leeftijd en geslacht, uw cv en informatie over uw opleiding en uw professionele en andere ervaring. Als het relevant is voor de vacature kunnen we ook de persoonsgegevens verwerken in het kader van persoonlijkheidstests en/of referenties.

4.4.      Cookies
Toecan maakt op haar website www.toecan.com gebruik van cookies. Dit zijn kleine informatiebestanden die bij een bezoek aan de website worden opgeslagen op het apparaat waarmee je onze website bezoekt, zoals een computer, tablet of smartphone. Waar we het hierna hebben over “cookies” bedoelen we daarmee ook andere vergelijkbare technieken. Cookies maken het mogelijk om jouw webbrowser te herkennen. Handig, want dan hoef je bijvoorbeeld niet steeds opnieuw je gegevens in te voeren, voorkeuren aan te geven of je instellingen aan te passen. Op die manier kunnen we ook onze website beter laten werken, kunnen we inzicht krijgen in het bezoekersgedrag op de website en kunnen andere partijen inzicht krijgen in jouw surfgedrag zodat zij gepersonaliseerde advertenties kunnen tonen over meerdere websites en niet-revelante advertenties weg kunnen laten.

Cookies brengen de veiligheid van je computer niet in gevaar.

We gebruiken functionele, analytische, marketing en sociale media cookies. Met uitzondering van de functionele cookies (noodzakelijk voor het goed functioneren van onze website) vragen we jouw toestemming voordat we deze kleine informatiebestanden plaatsen. Meer inlichtingen over welke cookies we gebruiken, hoelang we ze bewaren, hoe je hier mee kan omgaan vind je terug op onze cookie policy.

5. Over het delen en bewaren van jouw persoonsgegevens

5.1. Met wie delen we jouw PERSOONSGEGEVENS?

Wij delen jouw gegevens alleen met personen die van ons uitdrukkelijk de toestemming hebben gekregen en als ze deze gegevens nodig hebben om hun taken uit te voeren.

Voor de verwerking van de persoonsgegevens doen we een beroep op verschillende verwerkers. Dit zijn onze onderaannemers die in onze opdracht aan persoonsgegevensverwerking doen. Toecan werkt enkel met verwerkers die dezelfde veiligheden op technisch en organisatorisch vlak garanderen.

Jouw gegevens kunnen overgedragen worden naar landen buiten de Europese Unie. Wij zullen er altijd op toezien dat de verwerking van de persoonsgegevens steeds afdoende beschermd wordt overeenkomstig specifieke contractuele verplichtingen en overeenkomstig de verplichtingen van de privacywetgeving.

Wij delen jouw gegevens verder alleen als we hiertoe door een wet of overheidsbevel worden toe verplicht.

5.2. Toecan geeft jouw persoonsgegevens niet door aan derden
Wij zullen uw persoonsgegevens niet verkopen, verhuren, verdelen of anderszins commercieel ter beschikking stellen aan derden, tenzij met uw voorafgaande toestemming.

5.3. We bewaren jouw gegevens niet oneindig
Toecan gebruikt je persoonsgegevens met een duidelijk doel voor ogen. Wanneer dit doel bereikt is, worden de gegevens verwijderd.

Het uitgangspunt voor het bijhouden van je persoonsgegevens is de wettelijke bewaartermijn.

De persoonsgegevens van potentiële nieuwe klanten, de prospecten, bewaren we initieel 5 jaar. Mocht er in deze periode een contact geweest zijn tussen de prospect en Toecan dan gaat vanaf dit contact opnieuw een periode van 5 jaar in.

De persoonsgegevens van onze klanten en leveranciers bewaren we 10 jaar na de laatste samenwerking.

Van de sollicitanten bewaren we de persoonsgegevens bij een niet aanwerving tot 1 jaar na het afsluiten van de selectieprocedure.

 

Versie: 1 december 2023.

EN